Ключевые показатели эффективности – правильное направление движения компании
Задачей любого бизнеса является прибыльность. Однако почему схожие компании зарабатывают несколько миллионов, а другие несколько миллиардов? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо оценить эффективность работы каждой и ознакомиться с ключевыми показателями деятельности.
Некоторым кажется, что результативность деятельности полностью зависит от правильной стратегии, которую воплощают в жизнь руководители фирмы, однако мы акцентируем внимание на том, что успех и наивысший результат работы во многом зависят от слаженного взаимодействия между руководством фирмы и её сотрудниками. На этом этапе важную роль играет достаточный и своевременный информационный обмен.
Руководству компании необходимо разработать глобальную многоуровневую стратегию, которая будет состоять из множества последовательных или параллельных задач, которые, в свою очередь, будут реализовываться сотрудниками фирмы. При этом необходимо помнить, что недостаток информации о стратегических целях, чреват отсутствием координации и системы мотивации у сотрудников.
СКПЭ – система ключевых показателей эффективности компании
Немаловажную роль в оценке результативности работы любого предприятия играют показатели эффективности, объединенные в систему, которая получила название KPI.
Главной задачей этой системы показателей является оценка эффективности работы компании, направленная на достижение главных стратегических целей и задач. И вот эта система наиболее наглядно показывает связь между эффективностью работы каждого сотрудника и достижением результатов компании в целом.
При этом ключевые показатели эффективности направлены не только на оценку эффективности, но и синхронизацию работы различных подразделений предприятия. Отделы и структурные подразделения должны работать быстро и слажено, только в этом случае можно достичь максимальной эффективности.
Компания «Евроменеджмент» разработает для вашей компании, небольшой фирмы или крупного предприятия систему ключевых показателей для того, чтобы руководство могло объективно оценить работу каждого сотрудника и каждого отдела. Благодаря СКПЭ можно оценить сильные и слабые стороны предприятия, а также понять, какие факторы негативно влияют и тормозят процесс развития.
Разработка СКПЭ в «Евроменеджмент» - это верный путь к улучшению результатов работы вашей фирмы!
Проблемы и решения
Топ-менеджмент и владельцы практически любой компании пытаются разрабатывать стратегию развития своей компании на годы вперед. Но разработка стратегии еще не гарантирует ее исполнение. Для того чтобы намеченные планы успешно реализовывались, необходима ежедневная согласованная деятельность всех подразделений компании. Для согласованности необходимо, чтобы стратегия компании находила свое отражение в четких целях и задачах подразделений и даже отдельных сотрудников компании. Только в этом случае сотрудники, успешно решая поставленные им задачи, будут обеспечивать достижение стратегических целей компании. Сотрудники компании, начиная с самого нижнего уровня управления, в свою очередь должны понимать, как результаты их деятельности влияют на достижение стратегических планов компании.
Если же руководители подразделений и персонал будут заниматься текущей деятельностью, никак не скоординированной со стратегией предприятия, достижение долгосрочных целей окажется под вопросом. А срыв стратегических планов неизбежно приведет к ухудшению положения компании на рынке.
Таким образом, компаниям необходим механизм согласования долгосрочной стратегии компании с краткосрочными задачами, как подразделений, так и сотрудников компании. Такой механизм должен на основании объективных и легко измеримых показателей давать возможность менеджменту планировать и контролировать деятельность подразделений в соответствии с утвержденной стратегией развития компании.
Что мы предлагаем
Решением описанных проблем является разработка и внедрение в Компании Системы ключевых показателей, характеризующих по наиболее важным параметрам деятельность как Компании в целом, так и отдельных ее подразделений. Если в Компании сформирована стратегия и миссия, то Система ключевых показателей позволит руководству компании устанавливать, исходя из стратегических целей Компании, значения показателей, как для подразделений, так и сотрудников. В свою очередь в соответствии с утвержденными значениями показателей руководители подразделений и сотрудники Компании будут нести ответственность за их исполнение.
Наиболее целесообразным будет внедрение Системы ключевых показателей в тех компаниях, где:
каждое подразделение может преследовать свои цели, не всегда совпадающие с единой стратегией Компании;
в Компании отсутствует оперативный контроль над процессом реализации стратегии компании.
Для успешной работы Система ключевых показателей должна базироваться на ряде основополагающих критериев:
Показатели должны трансформировать стратегию Компании в краткосрочные задачи текущей деятельности;
Показатели должны в полной мере отражать все ключевые аспекты деятельности Компании;
Количество показателей должно быть минимальным;
Показатели и их процедуры расчета должны быть понятны сотрудникам Компании.
На сегодняшний день существует несколько основных подходов к разработке Системы ключевых показателей:
Система ключевых показателей эффективности деятельности (Key Performance Indicators – KPI). Система KPI состоит из набора показателей, отражающих эффективность деятельности Компании, ее подразделений, а также отдельных сотрудников, которые несут ответственность за их исполнение. Как правило, Система KPI увязываются с Системой мотивации, в которой уровень материальной компенсации руководителей подразделений и сотрудников определяется на основе достигнутых ими значений своих показателей.
Система сбалансированных показателей (Balanced Score Cards – BSC) по классической методологии Р.Нортона и Д.Каплана. Система сбалансированных показателей объединяет в единую систему набор показателей из четырех функциональных областей управления предприятием: финансы, отношения с клиентами, обучение, внутренние бизнес-процессы. В BSC показатели всех областей балансируются путем придания каждому показателю определенного веса с целью отражения их вклада в достижение стратегических целей Компании. Кроме того, показатели балансируются также и путем отражения разнообразных сторон деятельности подразделений и отдельных сотрудников.
Модифицированные версии Системы сбалансированных показателей. Основное отличие модифицированных версий от классического подхода состоит в использовании альтернативных классификаций функциональных областей и содержащихся в них показателей.
Конкретный подход к разработке Системы ключевых показателей определяется исходя из тех задач, которые Система должна решать для Компании.
Для качественного функционирования Система ключевых показателей в Компании должна быть не только разработанная стратегия развития, но и четкая взаимосвязь Системы ключевых показателей с системами бюджетирования, управления качеством и мотивации сотрудников. Для этого на этапе планирования долгосрочные стратегические цели должны декомпозироваться в краткосрочные значения ключевых показателей, которые в свою очередь будут являться целевыми ориентирами при разработке бюджетов Компании. Если руководители, а также сотрудники подразделений знают утвержденные им значения ключевых показателей, уверены в их достижимости и материально заинтересованы в их достижении, то весть коллектив Компании будет действовать в соответствии со стратегией Компании.
Эффективно работающая Система ключевых показателей позволяет решать следующие задачи:
Создание понимания стратегических целей Компании у менеджмента и сотрудников;
Коммуникация подразделений компании и построение понятной схемы стратегического управления;
Увязка целей отдельных подразделений и сотрудников с целями компании
Установление взаимосвязи между долгосрочными стратегическими целями Компании и краткосрочными задачами отдельных подразделений и сотрудников;
Установление целевых ориентиров и объективная оценка эффективности деятельности и вклада в достижение стратегических целей отдельных подразделений и сотрудников;
Разработка Системы мотивации на основе объективного инструмента оценки, позволяющего отталкиваться только от тех факторов, на достижение которых может влиять отдельное подразделение или сотрудник;
Факторный анализ результатов деятельности Компании в разрезе результатов отдельных подразделений и сотрудников;
Результаты
Внедряя Систему ключевых показателей, Компания получает эффективный инструмент управления, включающий в себя следующие элементы:
Нормативно-методологическая база Системы ключевых показателей:
включающая описание взаимосвязанной Системы ключевых показателей с указанием аналитических измерений, периодичности и способа расчета каждого показателя Системы;
регламентирующая процесс формирования и последующего анализа отчетности об исполнении ключевых показателей, включая регламенты, графики документооборота, рабочие инструкции по формированию и анализу показателей.
позволяющая осуществлять анализ и оценку деятельности подразделений и отдельных сотрудников;
Интегрированная в автоматизированную систему управленческого учета и/или бюджетирования Компании подсистема, обеспечивающая взаимосвязь планируемых показателей с бюджетами Компании, обработку учетных данных, расчет и анализ ключевых показателей;
Персонал, обученный навыкам формирования и анализа ключевых показателей.
Организация работ
Содержание работ
Этапы
Для большего удобства Клиента и сокращения рисков проекта, услуга по постановке Системы ключевых показателей разделена на следующие этапы:
Этап 1 – Диагностика существующей Системы ключевых показателей Компании;
Этап 2 – Разработка нормативно-методологической базы Системы ключевых показателей;
Этап 3 – Проектирование и регламентация функций Системы ключевых показателей Компании;
Этап 4 – Автоматизация Системы ключевых показателей Компании.
Такой подход к созданию системы позволяет последовательно решить комплекс задач, возникающих по ходу проекта. На каждом из этапов решаются следующие задачи:
Этап 1 – Диагностика существующей Системы ключевых показателей.
Основной задачей данного этапа является приобретение понимания бизнеса Клиента, определение текущего состояния Системы ключевых показателей и ее соответствия потребностям Компании, а также разработка основных принципов построения Системы ключевых показателей.
Результаты этапа:
Отчет о результатах диагностики текущего состояния Системы ключевых показателей Компании;
Концепция Системы ключевых показателей Компании.
Этап 2 – Разработка нормативно-методологической базы, являющейся основанием для дальнейшего построения Системы ключевых показателей Компании.
Основной задачей данного этапа является разработка методических и нормативных материалов, лежащих в основе Системы ключевых показателей
Результаты этапа:
Перечни ключевых показателей, отражающие основные показатели, за которые отвечают руководители и отдельные сотрудники Компании;
Методики расчета и анализа ключевых показателей, позволяющие планировать и анализировать результаты деятельности Компании и отдельных его подразделений.
Этап 3 – Проектирование и регламентация функций Системы ключевых показателей Компании.
Основной задачей данного этапа является проектирование процесса формирования, утверждения и анализа ключевых показателей. На данном этапе происходит проектирование организационной структуры и функций субъектов, участвующих в данном процессе.
Результаты этапа:
Регламентирующие документы: регламенты и схемы основных функций процесса формирования, утверждения и анализа ключевых показателей, графики документооборота, рабочие инструкции;
Положение о Системе ключевых показателей Компании.
Этап 4 – Автоматизация Системы ключевых показателей Компании.
Основная задача данного этапа состоит в автоматизации Системы ключевых показателей и ее максимальной интеграции в систему финансового управления Компанией. Реализация данного этапа зависит от состояния существующих автоматизированных систем учета и планирования Клиента, поэтому может осуществляться по нескольким вариантам – как на базе программных средств, предлагаемых ЗАО «Евроменеджмент», так и на базе средств, предлагаемых Клиентом.
Результаты этапа:
Вариант 1. Настроенное и интегрированное в систему управленческого учета программное обеспечение, принятое Компанией-клиентом в эксплуатацию.
Вариант 2. Сформированные требования к программному обеспечению, техническое задание на автоматизацию разработанной системы. Наши специалисты также могут осуществить:
Контроль разработки и внедрения, осуществляемого третьим лицами;
Консультационное сопровождение Компании-разработчика системы по вопросам методологии Системы ключевых показателей;
Тестирование внедренного программного обеспечения.
Сроки
Ресурсы исполнителя проекта будут спланированы таким образом, чтобы срок разработки Системы ключевых показателей Компании (методологическая и регламентирующая часть проекта) не превышал четырех месяцев с начала осуществления проекта. Заказчик должен понимать, что сроки выполнения проекта и качество системы в огромной степени зависят не только от квалификации и опыта Консультанта, но и от степени вовлеченности специалистов и менеджмента (включая высший менеджмент) Компании в планирование и реализацию проекта. Поэтому длительность разработки Системы ключевых показателей Компании может варьироваться в каждом конкретном случае.
Необходимая от заказчиков информация
Для разработки Системы ключевых показателей Компании Консультанту потребуется информация о Компании-клиенте. На этапе заключения договора для получения предварительной информации о деятельности Компании и определения индивидуальных условий реализации проекта Консультанту необходимы:
Отраслевые документы, необходимые для понимания бизнеса Клиента;
Организационная структура Компании;
Список контактов ответственных лиц Компании, участвующих в проекте;
Цели и требования Компании к проектируемым системам;
Предложения от Компании по организации и составу предстоящих работ.
На этапе исполнения работ Консультантом будут сформированы дополнительные информационные запросы:
Перечни существующих ключевых показателей Компании и отдельных ее подразделений;
Документы, регламентирующие процесс формирования, утверждения и анализа ключевых показателей Компании;
Документы, описывающие взаимосвязь существующих ключевых показателей с системой мотивации Компании;
Документы, описывающие методологию и уровень автоматизации процессов управленческой отчетности;
